Integritetspolicy för TEGELHAGENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING

1. Personuppgiftsansvarig

Tegelhagens samfällighetsförening (”Föreningen”), organisationsnummer 716417‑0826, adress ”c/o Per Blixt, Minkvägen 25, Sollentuna” är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. Du når styrelsen för föreningen via e-post på Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den..

2. När samlas personuppgifter in och vilka personuppgifter samlas in?

Föreningen samlar in personuppgifter i följande situationer:

  • När du förvärvar/avyttrar en andel i föreningen samlar föreningen in uppgifter som namn, adress, personnummer, e-post och telefonnummer till fastighetsägare.
  • När du ansöker om och när avtal upprättas för en eller flera av föreningen förmedlade tjänster samlar föreningen in uppgifter som namn, e-postadress, adress, telefonnummer, garagenummer, nyckelnummer, el- och vatten­förbrukning. Sådana tjänster innefattar men är inte begränsade till garageplats, elektroniska nycklar, elektroniska vägbommar, elanvändning vid laddningsstationer för elbilar, anslutning till analogt TV-nät och förbrukning av tappvarmvatten.
  • När du använder eller är ansvarig för någon av föreningens gemensamhets­anläggningar samlar föreningen in uppgifter som namn, telefonnummer, e-postadress, adress och bokad tid. Detta innefattar, men är inte begränsade till, bastuanläggning och föreningslokal, skötsel av pool och grönytor samt undercentraler.
  • När du svarar på enkäter, skickar in motioner eller kontaktar föreningen av andra anledningar samlar föreningen in uppgifter såsom namn, e-postadress, adress och telefonnummer. Genom att kontakta föreningen ger du ditt samtycke till att de uppgifter du lämnar sparas enligt nedan.
  • När du svarar på enkäter som styrelsen skickar ut eller skickar in motioner till årsmötet etc samlar föreningen in uppgifter som namn, adress och e-postadress.
  • När du blir medlem i styrelsen eller representerar föreningen på annat sätt samlar föreningen in uppgifter som namn, roll i styrelsen/samfälligheten, e-postadress, adress, telefonnummer och personnummer.
  • När du deltar i årsmöte, eller när din ersättare deltar i årsmöte, samlar föreningen in uppgifter som namn och adress (inklusive fullmakt för ersättare) för att säkerställa att årsmötesdeltagare tillhör samfälligheten och har rösträtt.

3. Hur länge sparas dina personuppgifter?

  • Uppgifter som sparas för fullgörande av rättslig förpliktelse sparas så länge du innehar en andel i föreningen och upp till 12 månader därefter.
  • Uppgifter sparade för fullgörande av avtal raderas senast 12 månader efter att motsvarande avtal har upphört (24 månader för tappvarmvattenförbrukning).
  • Uppgifter sparade baserat på samtycke raderas inom 12 månader efter det att ärendet som samtycket är kopplat till är avslutat. Ärenden som kräver formellt styrelsebeslut eller som behandlas på föreningsstämma kan komma att sparas längre för arkivändamål.
  • Uppgifter sparade baserat på intresseavvägning raderas senast efter 12 månader. Ärenden som kräver formellt styrelsebeslut eller som behandlas på föreningsstämma kan komma att sparas längre för arkivändamål.
  • Föreningen kan komma att spara uppgifter längre om föreningen måste enligt lag.

4. Hur används dina personuppgifter?

  • När du förvärvar en fastighet i föreningen använder föreningen dina uppgifter för att upprätta medlemsförteckning (fullgörande av avtal).
  • När du ansöker om och erhåller en eller flera av föreningen förmedlade tjänster använder föreningen dina uppgifter för att administrera ansökan, upprätta avtal och i förekommande fall för fakturering (fullgörande av avtal och intresseavvägning).
  • När du bokar eller ansvarar för skötseln av en gemensamhetsanläggning använder föreningen dina uppgifter för att organisera utnyttjandet av anläggningen, kontrollera att städning har skett enligt uppsatta regler och i förekommande fall för fakturering (fullgörande av avtal och intresseavvägning).
  • När du kontaktar föreningen använder föreningen dina uppgifter för att kunna hantera din förfrågan, ge återkoppling samt i förekommande fall arkivera ärendet (samtycke).
  • Personuppgifter som förekommer i styrelseprotokoll och årsmötesprotokoll arkiveras (intresseavvägning).
  • När du blir medlem i styrelsen eller representerar föreningen på annat sätt kan föreningen komma att publicera dina uppgifter på hemsidan och i andra kanaler som väljs av styrelsen (intresseavvägning). Uppgifter om styrelsens sammansättning skickas också till Lantmäteriet (rättslig förpliktelse).

5. Vem tar del av dina personuppgifter?

Styrelsen i föreningen tar del av dina personuppgifter för att kunna utföra sitt styrelseuppdrag. Föreningen kommer inte att sälja, hyra- eller leasa ut de personuppgifter som samlats in. Föreningen kan komma att lämna ut personuppgifterna till samarbetspartners som behandlar personuppgifter för föreningens räkning, t.ex. förvaltare, men det är då föreningen som är ansvarig för behandlingen.

6. Säkerhet

Föreningen värnar om din integritet och strävar alltid efter att skydda dina uppgifter på bästa sätt i enlighet med dataskyddsförordningen och övriga dataskyddslagar som gäller vid tillfället för behandlingen.

7. Dina rättigheter

7.1 Rätt till registerutdrag och rättelse

Du har rätt att kostnadsfritt begära registerutdrag angående den personuppgiftsbehandling som föreningen utför angående dig. Du kan även begära att föreningen rättar personuppgifter som är felaktiga.

7.2 Rätt till radering

Dina personuppgifter kommer inte att bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till varför de samlades in och föreningen kommer att radera personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning. Du har även rätt att kräva radering av felaktiga uppgifter samt då behandling av personuppgifter inte längre är nödvändig.

7.3 Rätt att återta samtycke

Du har rätt att återta ett tidigare lämnat samtycke. Observera att föreningen då inte kan behandla det ärende samtycket är kopplat till.

7.4 Rätt till begränsning av personuppgiftsbehandling

Du har rätt att begära begränsning av personuppgiftsbehandling i följande fall.

  1. Om du ifrågasätter riktigheten av personuppgifter.
  2. Om du anser att personuppgiftsbehandlingen är otillåten men du föredrar att föreningen begränsar behandlingen av personuppgifterna istället för att föreningen raderar dessa.
  3. Om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de tidigare behandlats för men du behöver personuppgifterna för etablering eller, utövandet av eller försvar mot rättsliga krav.
  4. Om du återtagit samtycke enligt punkt 7.3 ovan.

En begränsning av personuppgiftsbehandling innebär att personuppgifterna fortsätter att lagras men i övrigt inte behandlas av föreningen om inte du samtycker till fortsatt behandling.

7.5 Utövande av rättigheter

Om du vill använda någon eller flera av dina rättigheter enligt ovan kan du kontakta föreningen på de kontaktuppgifter som anges nedan. Föreningen kommer att behandla din begäran skyndsamt. Om föreningen inte beviljar din begäran kommer föreningen informera dig om detta samt skälen till sådant beslut.

8. Behörig myndighet

Om du är missnöjd med föreningens behandling av personuppgifter eller beslut rörande din begäran om användandet av dina rättigheter kan du vända dig till Datainspektionen för framförande av klagomål.

9. Förändringar av integritetspolicyn

I det fall att integritetspolicyn ändras kommer den uppdaterade policyn att publiceras på www.tegelhagen.se. Vid omfattande förändringar av integritetspolicyn kan föreningen också komma att informera om ändringarna via t.ex. anslag i kvarterslokalen, e-post eller utdelning.

10. Frågor och hjälp

Kontakta oss gärna om du har frågor eller behöver hjälp. Du når oss via e-post på Den här e-postadressen skyddas mot spambots. Du måste tillåta JavaScript för att se den..

 

Extra information